PENDAHULUAN (7 Steps of Quality Improvement)

1. Pemilihan Tema/Topik.
2. Memahami Situasi Topik/Tema, Definisikan dan tentukan target.
3. Menyusun Rencana.
4. Analisa faktor Penyebab untuk memfokuskan aktivitas perbaikan, (revisi rencana jika perlu).
5. Implementasi Aktivitas Perbaikan
6. Konfirmasikan Hasil dengan Rencana dan Target.
7. Standarisasi Hasil yang diperoleh dan Terapkan Pola /Mekanisme Kontrol.

7 Steps Tools and Organization

• 7 Tools of Quality

• 7 Management Tools of Quality

• Organization: QCC (Quality Control Circle) or Gugus Kendali Mutu (GKM)

– Facilitator (knows all tools and methods in what, why and when use a tool, how to use and where)

– Team Leader

– Team Member

Catatan Khusus

• Perhatikan bahwa anda tidak terjebak dengan mengatakan bahwa segala tools, metode dan pendekatan yang anda dapatkan dalam satu buah konsep (misalnya six sigma atau 7 steps atau lean) tidak berlaku bagi konsep lainnya.

• Tetapi anda juga tidak boleh menggeneralisasi tools atau metode sehingga seolah-seolah semua bisa dipakai dalam semua kondisi. Perhatikan konteks permasalahan serta tujuan sebuah tools dirancang atau digunakan.

STEP 1, PEMILIHAN TEMA ATAU TOPIK

Bagaimana Memilih Tema dan Menentukan Target

Hal-hal yang diperhatikan dalam memilih tema dan menentukan target diantaranya :

1. Terkadang 2 hal terjadi sebelum suatu aktivitas dilakukan, yaitu :

• Kebanyakan Problem atau Kekurangan Problem
• Bagi yang satu memandang problem dan yang lain ini bukan problem

Cara Menuliskan Problem yang tidak terlihat adalah sebuah problem (Problem Statement)

• Belum Punya Pacar (Ini Problem?)
• Perlunya Peningkatan Kualitas Produk ><>

Alergi dengan Kata “Problem”: Ini sehingga disebut dengan mendefinisikan topik

Bagaimana Caranya Menemukan Problem

1. Apakah ada masalah yang mendesak ?

2. Apakah pekerjaan tertentu terlalu sulit dan melelahkan ?

3. Apakah ditemukan jenis-jenis pemborosan, kerusakan, atau ketidakseragaman ?

4. Apakah ada jenis produk atau barang dikerjakan berulang ?

5. Apakah ada keluhan dari bagian lain ?

6. Apakah ada hal yang tidak mengenakkan pelanggan, baik yang internal atau eksternal ?

7. Apakah pekerjaan dilakukan dengan tepat dan cepat ?

8. Apakah target dan sasaran kerja di bagian tersebut sudah tercapai ?

9. Apakah ada sesuatu yang perlu ditingkatkan ?

10. Apakah anda tetap mendpatkan hasil, walaupun dengan mengurangi dan menambah jam kerja ?

Sepuluh jenis pertanyaan diatas digunakan dalam membantu mengidentifikasi masalah, yang kemudian bisa dijadikan tema atau topic untuk diselesaikan.

10 Aturan Pendekatan Pemecahan Masalah

1. Menyatakan tidak ada masalah yang dianggap mustahil, karena masalah pasti ada, untuk itu segera diselesaikan.

2. Pastikan mendapatkan data dari semua sudut pandang. Kemudian turun langsung ke lapangan dan mengamati dengan cermat dan akurat berkaitqan dengan apa yang terjadi.

3. Masalah tidak dapat diselesaikan tanpa data yang akurat. Gunakan alat-alat kualitas untuk memahami permasalahan.

4. Ketrampilan sangat penting. Jangan ragu untuk belajar berlatih dan memperbaiki diri agar lebih berkualitas.

5. Lakukan metodologi pemecahan masalah satu persatu, jangan melompat-lompat.

6. Jangan langsung terjun ke aktivitas perbaikan, hati-hati, pelajari dan tentukan akar permasalahan terlebih dahulu, baru selanjutnya urutkan untuk menentukan aktivitas perbaikannya.

7. Jika tidak melaksanakan metodologi secara logis, anda bisa berhenti kebingungan di tengah jalan, untuk itu gunakan kreativitas.

8. Ingat mesin tidak bisa menghasilkan ide, untuk itu hargai segala ide dari berbagai sudut pandang.

9. Jangan hanya mengandalkan bawahan atau rekan kerja anda, tapi langsung terjun ke lapangan turun tangan sendiri atau bersama-sama.

10. Jangan menyerah. Selalu motivasi diri sendiri dan juga team, berjuang hingga titik terakhir.

Tujuh Hal Penting Dalam Membuat Tema/ Topik

1. State where the improvement is to take place

2. What is the objectives or/and what is to be done

3. Better attacking something bad rather than improving something good

– Improve delivery

– Reduce number of days

4. Express in terms of result rather than methods

– Stardadize receiving procedure

– reduce number of callers call waiting too long (> 5 minutes)

5. Do not confuse counter measures with topics

6. Express in clear, commanding terms (verbs!)

7. If necessary append sub-topics

Tema atau Topik Dikatakan Bagus Jika Memenuhi 5 Kriteria

1. Mudah dipahami oleh tim

2. Sangat urgent untuk ditangani dan ada dilingkup kerja tim

3. Menantang untuk di capai.

4. Sesuai dengan target departemen atau divisi.

5. Yakin untuk bisa dicapai atau diselesaikan oleh tim.

STEP 2, MEMAHAMI SITUASI TOPIK/TEMA, DEFINISIKAN dan TENTUKAN TARGET

Sebuah langkah pengambilan data untuk memperjelas permasalahan serta menentukan target, disini ada tujuh tip dalam memahami situasi, diantaranya :

1. Chek data historical (data mumerik lebih bagus dari pada data verbal)

2. Investigasi bisnis proses atau flow prosenya dengan detail.

3. Examine over a period of time and find out what changes has happened

4. Pay attention to dispersionand deviation

5. Be Priority-oriented and narrow down the priorities (Limit what you should know or do)

6. Ferret out the problem by stratifying the data

7. Use the 7 Tools

Persyaratan Dalam Menentukan Target

• Product Benefits much more on the cost and effort to achieve it
• Provide Motivation (Rationale)
• Achievable.
• We know or can check that it is achieved.
• Everybody support it.
• Relevance with upper management policy or other unit.
• Stimulate action (“we know how to achieve it”).

STEP 3, MENYUSUN RENCANA PERBAIKAN

Sebuah langkah pengambilan data untuk memperjelas permasalahan serta menentukan target dan menyusun rencana aktivitas, yang antara lain :

• Item-item aktivitas.
• Tentukan schedule waktu.
• Petakan dalam bentuk rencana kerja (Gantt Chart).

STEP 4, ANALISA FAKTOR PENYEBAB UNTUK MEMFOKUSKAN AKTIVITAS PERBAIKAN

• Gunakan Fishbone Diagram untuk menganalisa karakteristik dan penyebab permasalahan pada tema.
• Analisa hubungan antara karakteristik dengan menggunakan QC Tools.
• Simpulkan Analisa dan ambil keputusan apa yang akan dilakukan.

STEP 5, IMPLEMENTASIKAN AKTIVITAS PERBAIKAN

Hal-hal yang perlu diperhatikan :

• Ide untuk perbaikan harus anda jual ke semua stakeholders.
• Diskusikan bagaimana menjalankannya dengan semua stakeholder.
• Laksanakan sesuai aktivitas yang sudah di susun dan disepakati oleh tim.

STEP 6, KONFIRMASIKAN HASIL DENGAN RENCANA DAN TARGET

• Ambil data yang menjadi media kontrol.
• Bandingkan dengan target.
• Identifikasikan keuntungan lain yang didapat (tangible & Intangible).

STEP 7, STANDARISASI dan PENETAPAN POLA KONTROL

• Jadikan standar sementara menjadi resmi.
• Pilih metode control yang akan dilakukan.
• Sebarkan metode control kepada semua stakeholders.
• Lakukan pelatihan dan pendidikan kepada semua stakeholder tentang metode baru.
• Kembali diperiksa apakah metode baru memberikan keuntungan tambahan.

References :
1. Ebook Industrial Engineering - University of Indonesia
2. Improvement Talk - Doni Adriansah