Management Inventory (Intro - 3)

Purchasing Management
Yang mempunyai fungsi penting diantaranya :
  • 50 % uang perusahaan digunakan untuk pembelian stock.
  • Fungsi pembelian sangat penting karena dapat berperan meningkatkan laba.
  • Artinya laba akan bertambah bila kita berhasil memperoleh potongan harga, pemasok dengan harga lebih murah atau bahan pengganti yang lebih murah.
Sasaran pembelian adalah untuk memperoleh barang atau material dengan :
  1. Kualitas yang cocok
  2. Kuantitas yang ekonomis
  3. Harga yang wajar
  4. Waktu yang tepat
  5. Pemasok/ pembekal (vendor/supplier) yang dapat diandalkan


Kualitas yang cocok, yaitu maksudnya sesuai memenuhi persyaratan baik proses produksi, proyek atau kebutuhan lain. Kemudian spesifikasi bahan harus cocok (ukuran, model, warna, bau, bahan pembuatnya, sifat kimia, fisik dll).cDan terakhir dapat digunakan standard internasional (SII-Standad Industri Indonesia, SAE-Society of Automotive Engineers, JIS-Japan Industrial Standard, ASA – American Standard Association).

Kuantitas yang ekonomis, yaitu berdasarkan Sistem Pesan Ulang (EOQ = ECONOMIC ORDER QUANTITY) dan juga berdasarkan Sistem Perencanaan Kebutuhan Material (MRP = MATERIAL REQUIREMENT PLANNING).

Harga yang wajar, yaitu sering diartikan harga yang serendahnya, tapi bukan yang berarti mutlak. Pembekal yang professional harus dapat hidup lestari dan mampu berkembang, dan memperoleh laba yang wajar, sehingga dapat berfungsi sebagai pembekal yang baik bagi bisnis anda.
Harga-harga akan tergantung dari syarat penyerahan, dan harus ditentukan dengan jelas, syarat penyerahan terdiri dari :
- LOCO (ex.works)
- FOB (Free On Board)
- C&F (Cost and Freight)
- CIF (Cost, Insurance and Freight)
- Franco
LOCO (ex. Works), Harga pada syarat Loco adalah harga barang dengan penyerahan di tempat barang itu disimpan dan dalam kedaan seperti aslinya di gudang pembekal. Berarti ongkos pengangkutan di darat maupun di laut menjadi beban pembeli. Kalau pembeli ingin merubah kemasan, ongkos pengepakan ini ditanggung pembeli.

FOB (Free on Board), dalam hal ini semua biaya sampai barang selesai dimuat di atas kapal sudah termasuk dalam harga yang disebut. Ini berarti termasuk ongkos pengepakan, pengangkutan ke pelabuhan, dan ongkos muat ke atas kapal di samping harga barangnya sendiri.

C&F (Cost and Freight), ini termasuk segala biaya seperti dalam FOB, ditambah dengan ongkos angkut laut (freight) dari pelabuhan muat (loading port) sampai ke pelabuhan tujuan (destination port) yang diinginkan oleh importir atau pembeli, termasuk harga barang itu sendiri, ongkos angkut dari gudang ke pelabuhan muat (forwarding fee), dan ongkos angkut laut seta ongkos dokumen pengapalan (shipping charges).

CIF (Cost, Insurance and Freight), termasuk di dalamnya segala biaya sebagaimana dalam C & F ditambah premi asuransi ( Insurance Premium)

Franco (gudang pembeli), harga pembelian sudah termasuk semua biaya sampai barang dibongkar di gudang pembeli. Jadi berarti termasuk bea-bea yang harus dibayar seperti bea masuk, pajak masuk, dan ditambah dengan ongkos angkut dari pelabuhan tujuan ke gudang pembeli dan ongkos bongkar di gudang pembeli. Cara penjualan franco gudang pembeli ini jarang sekali terjadi di dalam perdagangan luar negeri.
Jenis-jenis penyerahan lain diantaranya :
  • F.O.T ( Free On Truck ) = harga barang sampai di atas truk.
  • F.I.W (Free In Wagon ) = harga barang sampai di dalam gerbong
  • F.A.S (Free Alongside Ship) = harga termasuk sampai barang siap di pelabuhan, untuk dimuat ke kapal



PURCHASING STRATEGY
Pelaksana pembelian, Manajer Pembelian atau Buying Agent (untuk perusahaan sangat besar), bertugas:
  • Perundingan pembelian utama
  • Menyelia administrasi departemen pembelian
  • Mempelajari situasi pasar
  • Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan departemen lain seperti produksi dan pemasaran.



Selain itu harus menguasai tentang etika pembelian, yaitu segala aturan-aturan atau nilai-nilai moral yang secara umum mengatur tingkah laku manusia baik secara individu maupun kelompok. Etika yang harus diperhatikan :

  1. Bekerja secara jujur dalam setiap transaksi pembelian dan menghindari segala bentuk penyuapan.
  2. Bekerjasama dengan semua individu yang terlibat dalam kegiatan pembelian untuk mempertinggi prestasi departemen pembelian.
  3. Berusaha keras menegetahui seluk beluk tentang barang-barang yang akan dibeli.
  4. Mau menerima nasehat yang diberikan oleh teman sejawat tanpa mengurangi tanggung jawab Anda sendiri.
  5. Bersedia memberikan nasehat dalam pelaksanaan pembelian, kapanpun kesempatan itu ada.
  6. Memberikan pelayanan yang cepat dan sopan kepada pemakai jasa departemen pembelian.
  7. Melaksanakan tugas pembelian dengan baik demi tercapainya nilai tertinggi barang tersebut dengan setiap rupiah yang dibelanjakan.



Kebijakan pembelian, terdiri atas :
  • Pembelian terpusat (sentralisasi)
  • Pembelian tersebar (desentralisasi)
  • Gabungan pembelian terpusat dan tersebar
Manfaat Pembelian Terpusat, diantaranya :
  1. Mengurangi tumpang tindih (overlapping)
  2. Menjamin adanya potongan harga karena kuantitas lebih besar.
  3. Menghemat biaya pengangkutan
  4. Menefektifkan tugas dalam pengendalian sediaan.
  5. Memungkinkan adanya spesialisasi pembelian
  6. Memberikan kesempatan pada Manajer Pembelian agar dapat mencurahkan perhatian pada tanggung jawab utama.

Penghematan pembelian, bisa didapat dengan potongan harga yang diperoleh dari :
  • Kuantitas pembelian yang besar (seasonal discount)
  • Pembayaran tunai (cash discount)
  • Pembelian diluar musim (seasonal discount)
  • Jenjang penyaluran (trade discount) misal distributor 15 %, pengecer 10 %

Strategi pembelian
  1. Bulk buying
  2. Contract buying
  3. Progressive stock buying
  4. Hand to mouth buying
  5. Hedging
  6. Speculative buying
  7. Blanket order

Bulk buying, pembelian partai besar dalam jumlah banyak. Cara ini dapat dilaksanakan bila :
a. Harga sedang turun.
b. Sewaktu-waktu barang dapat dijual kembali dengan menguntungkan.

Contract buying, pembelian secara kontrak artinya dibuat perjanjian kerja sama antara penjual dan pembeli. Cara ini dapat dilakukan apabila :
a. Volume kebutuhan cukup besar
b. Barang dipakai secara teratur
c. Jangka waktunya panjang

Progressive stock buying, pembelian menurut pasang surutnya sediaan. Anda melakukan ini apabila :
a. Catatan Sediaan Anda cukup cermat dan segar (up to date).
b. Batasan maksimum dan minimum telah ditetapkan secara teliti.

Hand to mouth buying, pembelian seketika pada saat dibutuhkan. Biasanya dilakukan apabila :
a. Pekerjaan berdasarkan pesanan kadangkala
b. Menghadapi keadaan tak terduga atau terdesak waktu

Hedging, pembelian “barang baru” diikuti dengan penjualan “barang stok” pada saat yang sama dan dilakukan secara berkesinambungan. tujuannya untuk mencegah risiko akibat naik turunnya (fluktuasi) harga di pasar.biasanya menyangkut barang-barang perdagangan, perkebunan, tambang.
Speculative buying, pembelian spekulasi yaitu membeli sekarang dengan harapan ataua ramalan bahwa haraga barang dikemudian hari akan jauh lebih mahal.
Blanket order, pembelian penyelimut dengan cara membeli sekaligus dan jumlah banyak untuk keperluan jangaka tertentu, tapi penyerahannya dilakukan sedikit demi sedikit sesuai dengan kebutuhan dilapangan
Yang perlu diketahui dalam hal negosiasi adalah :
  • Negosiasi adalah proses perundingan untuk mencapai kesepakatan bersama.
  • Kesepakatan bukan hanya harga tetapi meliputi semua butir sebagaimana dimaksud dalam sasaran pembelian.
  • Dalam negosiasi harus dibuat kontrak pembelian dengan segala syarat yang harus dipenuhi antara lain kualitas, kuantitas, harga, pengangkutan, waktu penyerahan dll.


Sedangkan dalam syarat-syarat perundingan diperlukan :
  • Memiliki pengetahuan yang luas tentang seluk beluk barang yang dibeli
  • Memiliki pengetahuan psikologi
  • Memiliki ketrampilan dalam menganalisis situasi dan masalah


Dalam prosedur pembelian ada beberapa hal yang perlu diketahui :
  1. Kenali, rumuskan dan uraikan kebutuhan
  2. Beritahukan kebutuhan tersebut
  3. Selidiki dan pilih pembekal
  4. Buatlah perjanjian atau order pembelian
  5. Lakukan pelacakan/ monitoring
  6. Berita acara penerimaan dan inspeksi
  7. Evaluasi/ audit tagihan
  8. Perampungan order


Sedangkan cara menilai vendor ada beberapa hal, diantaranya :
  • Kemampuan memenuhi kualitas
  • Kemampuan menepati waktu penyerahan
  • Kemampuan keuangan, adanya potongan harga
  • Kemampuan menjaga kelanggengan usaha mereka
  • Memegang teguh etika bisnis atau etika penjualan.
  • Kemampuan menyerap order pembelian yang lebih besar dikemudaian hari
  • Kemampuan mencapai biaya angkutan yang murah


Ada beberapa sikap vendor yang baik, hal ini bias di indikasikan dengan :
  • Bersifat jujur dan adil dalam memperlakukan pelanggannya
  • Masuk akal dalam menetapkan harga jual barang
  • Mampu memberikan pelayanan yang memuaskan.
  • Apabila pembekal juga pembikin (manufacturer) ia harus peka terhadap kebutuhan pelanggan untuk meningkatkan kualitas barang atau proses produksinya.

Sedangkan dalam internal suatu bisni mempunyai kebijakan umum, diantaranya :
  1. Semua pembelian barang dilakukan oleh departemen pembelian
  2. Hanya para ahli pembelian saja yang boleh mendiskusikan harga dan kuantitas barang yang dibeli dari para wiraniaga yang dikirim pemasok.
  3. Demi pelayanannya pada departemen lain, hanya para ahli pembelian saja yang mempunyai wewenang penuh untuk menanyakan kualitas, kuantitas, dan jenis material/barang yang dikehendaki departemen lain.
  4. Bila dianggap perlu untuk mengetahui lebih terperinci tentang karakteristik barang yang ditawarkan oleh wiraniaga, para ahli departemen pembelian dapat melakukan kunjungan ke perusahaan pembekal.
  5. Hanya departemen pembelian yang berwenang dalam menetapkan kebijakan investasi untuk membeli sendiri atau membeli suatu jenis barang.

Penetapan vendor
  1. Pemasok tunggal (single supplier), yaitu hanya membeli dari satu pemasok
  2. Pemasok ganda (double/ multi suppliers), yaitu mengambil dua pemasok atau lebih
  3. Pemasok cadangan yang sewaktu-waktu dapat diminta jasanya.


References :
1. UTS - Training & Consulting
2. Doni Adriansah , Pengendalian Inventory dengan Metodologi Matrik.

Management Inventory (Intro - 2)

Klasifikasi Berdasarkan Frekwensi Mutasi
  • Sediaan berputar (moving stocks)
  • Sediaan pengaman (safety stock)

Sedangkan sediaan bergerak disini terbagi atas :
  • Bergerak cepat (fast moving)
  • Bergerak sedang (medium moving)
  • Bergerak lambat (slow moving)

Analisis ABC (Hukum 80/20)
  • Ditemukan oleh pareto, ahli ekonomi dari itali, lebih kurang 500 tahun yang lalu.
  • Secara prinsip menyatakan 20 % produk atau pelanggan menghasilkan 80 % pendapatan.

Penggunaan Analisis ABC Untuk Menetapkan :
  • Frekwensi perhitungan inventori, dimana klas A harus sering diuji dalam hal akurasi catatatan dibandingkan klas B dan C.
  • Prioritas pembelian
  • Prioritas keamanan, di mana klas a harus disimpan secara lebih aman
  • Sitem pengisian kembali, dimana klas a lebih diprioritaskan
  • Keputusan investasi.



Prosedur Pengelompokkan Inventori ke dalam Klas A, B, C.
  • Tentukan volume penggunaan per periode waktu biasanya per tahun.
  • Kalikan volume penggunaan per periode dari setiap material dengan biaya per unitnya guna memperoleh nilai total penggunaan biaya per periode waktu.
  • Jumlahkan nilai total penggunaan biaya dari semua material inventori itu untuk memperoleh nilai total biaya keseluruhan.
  • Bagi nilai total penggunaan biaya dari setiap material inventori itu dengan nilai total penggunaan biaya keseluruhan, untuk menentukan persentase nilai total penggunaan biaya dari setiap material inventori itu.
  • Daftarkan material-material itu dalam rank persentase nilai total penggunaan biaya dengan urutan menurun dari terbesar sampai terkecil
  • Klasifikasikan dalam klas A, B dan C dengan kriteria 20% untuk A, 30% untuk B dan 50 % untuk C.

Material Dependen
Material yang terkait dengan material yang lain. Item-item yang ada dalam struktur produk (bill of material) untuk membentuk suatu produk akhir dapat dikatakan sebagai material dependen.

Material Independen
Material yang terpisah tanpa terkait dengan material yang lain. Produk yang dijual ke pasar seperti suku cadang (spare parts), service parts, dikatakan sebagai material indpenden.

Teknik Optimasi Persediaan (EOQ System)
Biaya persediaan terdiri dari :
  • Biaya pengadaan (procurement cost)
  • Biaya penyimpanan (stock holding cost)

Yang mana biaya pengadan sendiri terbagi atas :
  • Biaya riset pembelian
  • Biaya negosiasi
  • Biaya pengiriman
  • Biaya administrasi pembelian
  • Biaya pemeriksaan

Sedangkan biaya penyimpanan biasanya terdiri dari komponen yang meliputi :
  • Biaya peluang (bunga) 9-12 %
  • Asuransi 0.2 %
  • Susut, rusak,kadaluwarsa 10 %
  • Karyawan, alat pemindah dan administrasi gudang 2.5%
  • Sewa gudang 0.25%
  • Total biaya 20-25 %

Optimasi Sediaan
Berdasarkan quantity based system (EOQ = Economic Order Quantity), yang mana :
BIAYA TOTAL = BIAYA PENGADAAN + BIAYA PENYIMPANAN

Tujuan Optimasi Sediaan
  • Mengusahakan ketersediaan yang tinggi
  • Mengusahakan menekan biaya sediaan serendah mungkin
  • Harus dicari kompromi antara keduanya, yakni mencari sediaan yang optimum

Kuantitas Pesanan Ekonomis (EOQ = Economic Order Quantity)
Merupakan konsep pengendalian sediaan yang didefinisikan sebagai jumlah atau kuantitas barang yang dibeli dengan biaya yang minimal, dan dapat digunakan bila:
  1. Harga pembelian per unit konstan
  2. Barang selalu tersedia di pasar
  3. Kebutuhan barang relatif stabil

Material Requirement Planning (MRP)
  • Untuk memenuhi kebutuhan yang lebih dinamis
  • Pemakaian masa lalu dianggap tidak sama dengan yang akan datang
  • Diterapkan pada proses produksi kadangkala atau berdasarkan pesanan.

Untuk mengetahuinya maka data yang diperlukan antara lain :
  • Produk atau material apa yang dibutuhkan ?
  • Berapa banyak ?
  • Kapan harus kita penuhi pesanannya ?

Langkah Kerja
  • Buatlah Daftar Material (Bill of Material) yang meliputi seluruh komponen baik jenis maupun jumlahnya, untuk membuat material yang diinginkan.
  • Ledakkan produk, sehingga terurai jadi komponen-komponen yang paling kecil.
  • Menghitung berapa banyak komponen tersebut dibutuhkan untuk membentuk kesatuan produk.

Asal usul material harus dapat dipisahkan antara :
a. Material Buatan
b. Material Belian

Komponen lead time terdiri dari :
  • Waktu antri
  • Waktu penyiapan
  • Waktu pengerjaan
  • Waktu pemeriksaan kualitas
  • Waktu pengemasan
  • Waktu pengangkutan dsb.

Bila komponen tersebut telah terkumpul semua, kita akan assembling (rakit). Proses perakitan tersebut dapat dilukiskan dalam bentuk jaringan yang dinamakan pseudo jaringan kerja. Kalau yang dianggap penting hanya jadwal, rencana kebutuhan dapat dituangkan dalam diagram balok.
Sedangkan sistematika perencanaanya dengan cara meledakkan produk menjadi komponen2 kecil dan menggambar silsilah keluarga. Kemudian mengumpulkan data atau informasi tentang waktu tenggang dari pengadaan tiap2 material komponen. Setelah itu baru membuat jadwal kebutuhan material dalam bentuk matriks. Jika merunut pada gambar maka bidsa dikatakan pintu “cucu” dari rumah dan “anak” dari dinding. Pintu mempunyai “anak” berupa kosen dan daun pintu, maka kosen dan daun pintu disebut juga sebagai “cicit” dari rumah atau “cucu” dari dinding.

Forecasting
Konsep dasar sistem peramalan dalam manajemen sediaan antara laian :
  1. Menentukan tujuan peramalan
  2. Memilih item independent demand yang akan diramalkan
  3. Menentukan horizon waktu dari peramalan
  4. Memilih model-model peramalan
  5. Memperoleh data yang dibutuhkan untuk melakukan peramalan
  6. Membuat peramalan
  7. Validasi model peramalan
  8. Implementasi hasil-hasil peramalan
  9. Memantau keandalan hasil peramalan

Rasio-rasio yang digunakan, yaitu :
  • Inventory Turn Over (ITO)
  • Availability

Inventory turn over atau perputaran sediaan adalah indikator efisiensi investasi yang ditanamkan dalam stok. Jadi makin kecil nilainya berarti makin efisien. Sedangkan availability atau tingkat ketersediaan stok yaitu merupakan hal yang sangat penting dalam inventory management.menunjukkan kemampuan perusahaan menyediakan stock yang diminta oleh pelanggan.

References :

1. UTS - Training & Consulting

2. Doni Adriansah , Pengendalian Inventory dengan Metodologi Matrik.

MANAGEMENT INVENTORY (Intro - 1)


Tujuan Umum Inventory Management

  • Memaksimalkan pelayanan pada pelanggan
  • Memaksimalkan efisiensi pembelian
  • Meminimalkan investasi sediaan
  • Memaksimalkan profit, dengan cara menurunkan biaya sediaan

Tujuan Khusus Inventory Management

  • Pengendalian availability
  • Pengendalian perputaran stock
  • Pengendalian lead time
  • Pengendalian order
  • Pengendalian phisik stock
  • Pengelolaan non moving dan dead stock
  • Pengelolaan sistem informasi
  • Pengendalian kualitas stock

Pengendalian availability yaitu dalam hal ini kemampuan perusahaan memenuhi setiap permintaan pelanggannya, yang diukur dalam bentuk persentase (supply:demand)x 100%. Pengendalian availability adalah fungsi sentral dan dianggap sebagai ukuran kepuasan pelanggan.

Pengendalian perputaran stok yaitu dalam hal ini dilakukan untuk setiap sku dengan membandingkan antara stock yang tersedia dengan data historis penjualan. Jika prospek penjualan pada waktu yang akan datang dapat diperkirakan dengan baik, maka perputaran akan dapat ditekan. Dan kerjasama dengan bagian lain seperti sales, warehouse amat penting.

Pengendalian lead time yaitu ketelitian perencanaan stock sangat tergantung pada ketepatan perkiraan waktu pengiriman, karena akan dapat menjamin tersedianya barang “in stock”. Availability dari stock akan dapat dikendalikan dengan baik andaikan lead time pengiriman dari supplynya terkendali dengan baik.

Pengendalian order yaitu bahwa order pada principal perlu dilakukan secara periodik dan dalam jumlah setiap item yang sesuai dengan perkiraan kebutuhan pelanggan. Setelah order dibuat ke principal tidak berarti tugas selesai sebelum barang yang diorder tiba. Selang waktu diantaranya justru merupakan bagian yang sangat penting untuk dikendalikan, karena hal tersebut sangat menentukan hasil pengendalian inventory secara keseluruhan.

Pengendalian phisik stok yaitu salah satu fungsi terpenting inventory adalah mencocokan catatan stock dengan keadaan phisik sebenarnya. Ketidak cocokkan anatara catatan versus phisik akan mempengaruhi optimalisasi yang dilakukan. Oleh karena itu maka fungsi pengendalian phisik inventory ini paling sedikit harus dilakukan setahun dua kali bekerja sama dengan bagian warehouse.

Pengendalian non moving dan dead stok yaitu dengan makin banyaknya item sku yang harus dikendalikan, disamping adanya produk baru, tidak dapat dihindari akan terjadinya non moving stock. Penyimpanan non moving yang terlalu lama jelas akan memperberat biaya inventory. Tindakan tepat yang dilakukan terhadap non moving akan dapat mengendalikan inventory.

Pengelolahan system informasi yaitu untuk mendapatkan availability yang tinggi dengan penyediaan stock yang memadai sangat diperlukan informasi yang cepat dan tepat dari seluruh cabang. Hal ini dilakukan dengan cara pembuatan laporan posisi stock on hand, on order, interbranch stock transfer, on the way secara akurat.

Pengendalian kualitas stok yaitu pengendalian barang yang diterima dari principal dan diperiksa apakah memenuhi standar kriteria yang telah disepakati atau tidak. Hal ini juga termasuk pengendalian kualitas stock yang di return dari customer.


References :

1. UTS - Training & Consulting

2. Doni Adriansah , Pengendalian Inventory dengan Metodologi Matrik.

Strategy SCM (Supply Chain Management, Intro - 3)

Tantangan dalam Mengelola Supply Chain
Tantangan 1 :
Kompleksitas struktur Supply Chain, yaitu adanya kompleksitas yang melibatkan internal perusahaan maupun eksternal perusahaan. Internal perusahaan contoh : antara bagian marketing dengan produksi, marketing seringkali membuat kesepakatan dengan pelanggan tanpa mengecek secara baik kemampuan produksi, perubahan jadual produksi secara tiba-tiba karena marketing menyepakati perubahan order dengan pelanggan. Disisi lain bagian produksi sering resistant dengan perubahan mendadak. Dengan eksternal misalnya antara supplier yang menginginkan pemesanan produknya jauh-jauh hari sebelum waktu pengiriman dan sedapat mungkin pesanan tidak berubah. Supplier juga menginginkan pengiriman segera setelah produksinya selesai. Disisi lain perusahaan menghendaki fleksibilitas yang tinggi dengan mengubah jumlah, spesifikasi maupun jadual pengiriman bahan baku yang dipesan. Perusahaan juga menginginkan supplier menggunakan JIT yaitu mengirimkan produk dalam waktu yang tepat dan kuantitasnya kecil-kecil. Kompleksitas yang lain adalah dalam pembayaran, budaya dan bahasa.

Tantangan 2 :
Ketidakpastian, suatu ketidakpastian menimbulkan ketidakpercayaan diri terhadap rencana yang dibuat. Sebagai akibatnya, perusahaan sering menciptakan pengaman di sepanjang supply chain. Pengaman ini bisa berupa safety stock, safety time, atau kapasitas produksi maupun transportasi. Sumber ketidakpastian yaitu :
  1. Ketidakpastian pembeli,
  2. Ketidakpastian dari supplier yaitu terkait dengan pengiriman, harga, kualitas maupun kuantitas,
  3. Ketidakpastian internal yang bisa disebabkan kerusakan mesin, kinerja mesin yang tidak sempurna, tenaga kerja serta waktu maupun kualitas produksi.

References :

  1. Council of Logistics Management
  2. Prentice Hall 2004, Inc
  3. HBR edition October 2004
  4. Peter J. Metz Demystifying Supply Chain Management
  5. Doni Adriansah, Aplikasi Sederhana SCM dalam Dunia Manufaktur

Strategy SCM (Supply Chain Management, Intro - 2)

Product Development / Pengembangan Produk
Kegiatannya antara lain melakukan riset pasar, merancang produk baru, melibatkan supplier dalam perancangan produk baru. Sangat penting terutama bagi industri inovatif seperti industri garmen, komputer, elektronik packaging, dsb. Hal ini dikarenakan product life cycle-nya pendek. Menghasilkan sebuah rancangan produk bisa memakan waktu dan biaya yang sangat besar, padahal disisi lain perusahaan dituntut untuk bisa menghasilkan rancangan dalam waktu cepat dan biaya yang murah. Dalam merancang perusahaan harus mempertimbangkan beberapa hal :
  1. Aspirasi atau keinginan pelanggan, oleh karena itu dibutuhkan riset pasar yang memadai.
  2. Produk yang dirancang harus mencerminkan ketersediaan dan sifat-sifat bahan baku. Dalam praktek SCM modern, melibatkan supplier adalah kunci dalam proses perancangan produk baru.
  3. Fasilitas produksi yang akan dimiliki atau dibangun, jadi aspek manufacturability perlu dipertimbangkan.
  4. Produk yang dirancang harus sedemikian rupa sehinga kegiatan pengiriman mudah dilakukan dan tidak menimbulkan biaya-biaya persediaan yang berlebihan disepanjang suppply chain.
  5. Aspek lingkungan, dituntut rancangan yang ramah lingkungan dan mudah didaur ulang.

Procurement / Pengadaan dan Pembelian
Kegiatannya antara lain memilih supplier, mengevaluasi kinerja supplier, melakukan pembelian bahan baku dan komponen, memonitor supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier. Dituntut mempunyai keahlian bernegosiasi, memiliki kemampuan untuk menerjemahkan strategis perusahaan ke dalam system pemilihan dan evaluasi supplier. Tugas rutinnya adalah melakukan pembelian bahan baku, komponen, jasa dsb. Diharapkan dapat menciptakan kolaborasi jangka panjang dengan supplier-supplier relevan, melibatkan mereka dalam perancangan produk baru, mengevaluasi supply risk dan sebagainya.

Planning and control / Perencanaan dan Pengendalian
Kegiatannya antara lain menyusun demand planning, peramalan permintaan, perencanaan kapasitas, perencanaan produksi dan persediaan. Bagian ini bertugas untuk menciptakan koordinasi taktis maupun operasional sehingga kegiatan produksi, pengadaan material, maupun pengiriman produk bisa dilakukan dengan efisien dan tepat waktu. Koordinasi yang dilakukan tidak hanya di internal tapi dalam supply chain, misal menentukan berapa banyak produk akan diproduksi, informasi tentang data penjualan terakhir di tingkat ritel serta berapa banyak stock produk yang masih mereka miliki adalah penting bagi pabrik. Bahkan ritel dengan perusahaan saling koordinasi untuk menentukan rencana produksi jangka menengah atau pendek ( P&G, Sara Lee, K-Mart, Warner Lambert).

Production / Produksi
Kegiatannya antara lain melakukan eksekusi produksi dan pengendalian kualitas. Bagian ini bertugas secara fisik melakukan transformasi dari bahan baku, bahan setengan jadi atau komponen menjadi produk jadi. Kegiatan produksi dalam konteks SCM tidak harus dilakukan dalam perusahaan. Banyak perusahaan melakukan outsourcing yaitu memindahkan kegiatan produksi ke pihak subkontraktor, sementara perusahaan konsentrasi ke kegiatan yang menjadi core competency mereka. Contoh perusahaan sepatu Nike. Dalam kegiatan produksi, konsep lean manufakturing yang mementingkan efisiensi dan agile manufacturing yang menekankan pada fleksibilitas dan ketangkasan merespon perubahan adalah dua hal yang penting.

Distribution / Pengiriman
Kegiatannya antara lain melakukan perencanaan jaringan distribusi, penjadwalan pengiriman, mencari dan memelihara hubungan dengan perusahaan jasa pengiriman, memonitor service level di riap pusat distribusi. Tugas dalam lingkup supply chain adalah mengirim produk tersebut agar sampai di tangan pelanggan pada waktu dan tempat yang tepat. Aktivitas ini dapat dilakukan sendiri oleh perusahaan atau diserahkan ke perusahaan jasa transportasi. Dalam cakupan kegiatan distribusi, perusahaan harus merancang jaringan distribusi yang tepat dengan mempertimbangkan aspek biaya, aspek fleksibilitas dan aspek kecepatan respon terhadap pelanggan.

Fungsi Fisik dan Mediasi Pasar
Kegiatan mediasi pasar bertujuan untuk mencari titik temu antara apa yang diinginkan pelanggan dengan apa yang dibuat dan dikirim oleh supply chain. Melakukan survey pasar untuk mendapatkan model produk apda yang disukai oleh pelanggan pada suatu musim jual, merancang produk yang mencerminkan keinginan pasar tersebut, meramalkan tingkat permintaan dan pelayanan purna jual merupakan aktivitas media pasar. Kegiatan mediasi sangat penting bagi supply chain yang memproduksi produk inovatif. Kegiatan fisik dan mediasi pasar harus berjalan dengan sinergis di dalam supply chain.

References :

  1. Council of Logistics Management
  2. Prentice Hall 2004, Inc
  3. HBR edition October 2004
  4. Peter J. Metz Demystifying Supply Chain Management
  5. Doni Adriansah, Aplikasi Sederhana SCM dalam Dunia Manufaktur

Strategy SCM (Supply Chain Management, Intro - 1)

Pendahuluan

Pada masa lalu pengiriman produk telah dikembangkan secara relatif tidak sesuai dengan permintaan yang diperkirakan, selanjutnya produk pabrik dan pemenuhan gudang sampai ke barang akhir yang terkadang mengalami ketidaksinkronan antara permintaan dan penyampaiannya. Kemudian keadaan mulai berubah, yang berawal dari aktivitas lintas manajemen semua industri yang sepakat untuk berkolaborasi dengan pelanggan dan pemasok pada perencanaan dan proses pengisian yang seharusnya dikerjakan secara efektif. Pelanggan dan pemasok berkumpul secara bersama-sama dalam membicarakan keuntungan melalui partner, kebutuhan yang lebih baik atas proses manajemen rantai pasokan (supply chain management) dan sistem, jelas lebih banyak bermanfaat dan mendatangkan tingginya prioritas bisnis.

Pelaku industri mulai sadar bahwa untuk menyediakan produk yang murah, berkualitas dan cepat, perbaikan di internal perusahaan manufaktur adalah tidak cukup. Peran serta supplier, perusahaan transportasi dan jaringan distributor adalah dibutuhkan. Kesadaran akan adanya produk yang murah, cepat dan berkualitas inilah yang melahirkan konsep baru tahun 1990-an yaitu Supply Chain Manajement ( SCM ).

Supply Chain adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir. Perusahaan-perusahaan tersebut termasuk supplier, pabrik, distributor, toko atau ritel, sertu perusahaan pendukung seperti jasa logistik. Ada 3 macam hal yang harus dikelola dalam supply chain yaitu pertama, aliran barang dari hulu ke hilir contohnya bahan baku yang dikirim dari supplier ke pabrik, setelah produksi selesai dikirim ke distributor, pengecer, kemudian ke pemakai akhir. Yang kedua, aliran uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu dan ketiga adalah aliran informasi yang bisa terjadi dari hulu ke hilir atau sebaliknya.


Pandangan Tradisional : Logistik pada Perusahaan Manufaktur

Biaya-biaya yang dikeluarkan dalam komponen manufaktur diperoleh dari :

  • Biaya logistik sebesar 21%
  • Biaya Pemasaran sebesar 27%
  • Biaya Manufaktur sebesar 48%
  • Profit 4%

Sedangkan Manajemen logistik itu sendiri bagian dari proses supply chain yaitu dari mulai merencanakan, mengimplementasikan dan mengontrol aliran barang, jasa dan informasi secara efisiensi dan efektif, dengan dimulai dari point-of-origin hingga ke point-of-consumption dengan tujuan memenuhi kebutuhan konsumen (Council of Logistics Management). Bisa dikatakan bahwa SCM adalah integrasi dari proses bisnis utama mulai dari end user hingga original supplier untuk menyediakan produk, jasa, & informasi yang bernilai tambah (added value) bagi konsumen/stakeholder lainnya. (Lamber, Cooper, Path, 1998).

Dalam kondisi nyata tidak sesederhana sebagaimana diatas, contoh sebuah produk sederhana yaitu biskuit kaleng. Pihak yang terlibat dalam supply chain biskuit kaleng tersebut adalah :

  1. Penghasil gandum
  2. Penghasil tebu
  3. Penghasil garam
  4. Penghasil aluminium
  5. Pabrik tepung terigu
  6. Pabrik gula
  7. Distributor garam
  8. Pabrik kaleng
  9. Pabrik biskuit
  10. Distributor biskuit
  11. Supermarket
  12. Perusahaan transportasi dan pergudangan.

Kalau supply chain adalah jaringan fisiknya, yakni perusahaan-perusahaan yang terlibat dalam memasok bahan baku, memproduksi barang maupun mengirimkannya ke pemakai akhir, SCM adalah metode, alat atau pendekatan pengelolaannya. Jadi Supply Chain di sini bisa diartikan Semua aktivitas yang terlibat, secara langsung atau tak langsung, dalam memenuhi permintaan konsumen, meliputi pabrikan, supplier, transportasi, gudang, retailer (pengecer), konsumen. Pada tiap perusahaan, supply chain meliputi semua fungsi yang terlibat untuk memenuhi permintaan konsumen (pengembangan produk, pemasaran, proses operasi, distribusi keuangan, pelayanan konsumen).Tidak semua stage ada pada jaringan supply chain. Pendekatan yang ditekankan dalam SCM adalah terintegrasi dengan semangat kolaborasi. Supply chain management tidak hanya berorientasi pada urusan internal melainkan juga eksternal perusahaan yang menyangkut hubungan dengan perusahaan-perusahaan partner.


Sejarah Perkembangan SCM

Inventory push era: 1960-1975

  • Pengelolahan work in process (WIP) dan bahan baku dari sebuah manufaktur merupkan bagian yang terpisahkan dalam sebuah bisnis.
  • Output hasil produksi dengan menggunakan system push (tanpa memperhitungkan inventory dan permintaan pelanggan), mengingat persaingan antar produsen yang belum begitu ketat pada waktu itu.

Integrate operation within enterprise: 1975-1990

  • Perubahan dari sitem push yang mulai beralih ke system pull.

SCM : tahun 80 an

  • Productivity increases come from managing relationships, information, and material flow across enterprise borders.
  • Delivery of enhanced customer and economic value through synchronized management of the flow of physical goods and associated information from sourcing to consumption.

Definisi SCM

Planning, design, and control of the flow of information and materials along the supply chain in order to meet customer requirements in an efficient manner, now and in the future. (Schroeder, 2000)

A supply chain is a sequence of processes and flows that take place within and between different supply chain stages and combine to fill a customer need for a product. (Sunil Chopra & Peter Meindl, 2001).

The integration of key business process from end user through original suppliers that provides products, services, and information that add value for customers and other stakeholders. (Douglas M. Lambert, Martha C. Cooper, and Janus D. Pagh, 1998).

Definisi oleh the Council of Logistics Management :

Supply Chain Mangement is the systematic, strategic coordination of the traditional business functions within a particular company and across businesses within the supply chain for the purpose of improving the long-term performance of the individual company and the supply chain as a whole.

Perusahaan yang berada dalam supply chain pada intinya memuaskan konsumen dengan bekerja sama membuat produk yang murah, mengirimkan tepat waktu dan dengan kualitas yang bagus.


Tujuan SCM

  • Meningkatkan daya kompetisi meningkatkan daya kompetisi dan kemampuan menghasilkan dan kemampuan menghasilkan profit bagi perusahaan serta profit bagi perusahaan serta rangkaian supply chain secara rangkaian supply chain secara total, hingga konsumen akhir total, hingga konsumen akhir.
  • Menyediakan produk yang menyediakan produk yang murah, berkualitas, tepat murah, berkualitas, tepat waktu dan bervariasi. Jadi SCM harus mampu beroperasi secara efisien, menciptakan kualitas tinggi, cepat merespon permintaan pasar, fleksibel, dan inovatif.

Persaingan yang terjadi sekarang bukanlah perusahaan satu dengan yang lainnya, tapi lebih tepat dikatakan supply chain yang satu dengan supply chain yang lain. Semangat kolaborasi dan koordinasi antar perusahaan dalam supply chain harus diutamakan, tapi tidak mengorbankan kepentingan tiap individu peruhasaan. Idealnya hubungan perusahaan antar supply chain adalah jangka panjang, sehingga tercipta kepercayaan dan efisiensi. Apakah perusahaan indonesia telah menerapkan SCM dalam perusahaannya….?. Jawabannya adalah pada hakekatnya mereka semua memiliki metode atau pendekatan dalam mengelola supply chain mereka, namun tidak semua dari mereka yang menerapkan pendekatan yang integratif dan kolaboratif.


Perlunya Strategy SCM

Hal-hal yang melatarbelakangi perlunya strategi SCM dalam dunia bisnis transformasi diantaranya adalah :

a. Keresponsifan

Lingkungan bisnis yang berubah begitu cepat atau dikenal dengan era perubahan lingkungan dengan kegesitan (Environment Change of Agility).

b. Kepercayaan

Upaya membangun kepercayaan memang tidak semudah membalikan telapak tangan. Sebagai contoh, dalam perusahaan manufaktur perlu realisasi yang begitu panjang dalam menyajikan jalan terbaik atas perbaikkan kualitas produk yang tidak hanya terbatas pada kontrol kualitas melalui keterlibatan tim pengawas kualitas saja, namun juga difokuskan pada pengendalian proses. Hal tersebut dapat kita identikkan dengan bagaimana membangun kepercayaan di tingkat logistik dan rantai pasokan.

c. Pertalian (Relationship)

Anggapan positif tentang pertalian (relationship) perlu ditanamkan, yang didasarkan atas asas manfaat dalam setiap prakteknya, yang terdiri dari; perbaikkan kualitas, saling berbagi inovasi, meminimalkan biaya, dan skedul terintegrasi dari produk dan penyampaian. Hal tersebut harus didasarkan pada pemikiran bahwa pembeli/pemasok merupakan pertalian (relationship) yang berbasis pada kemitraan (partnership).

Mengelola Supply Chain dengan Jaringan

1. Pengembangan Strategi Kolektif

Secara tradisional, anggota supply chain tidak memiliki keyakinan bahwa ia merupakan bagian dari jaringan pemasaran dan selanjutnya tidak memiliki andil dalam setiap pemikiran strategik dengan yang lainnya. Oleh karena itu, perlu dikembangkan kompetisi jaringan secara efektif pada tiap tingkatan.

2. Pemikiran Menang-Menang (Win-Win Thinking)

Realisasi pertumbuhan kerjasama antara jaringan partner biasanya pada perbaikkan kinerja secara umum. Isu selanjutnya, menjadi satu gambaran bagaimana menghasilkan perbaikkan kinerja yang dibagi diantara berbagai pemain. Menang – menang (Win-Win) tidak harus sama dengan 50/50, namun secara minimum semua partner memperoleh manfaat dan hasilnya dirasa lebih baik dari adanya kerjasama tersebut.

3. Keterbukaan Komunikasi

Pertukaran informasi antara partner supply chain dapat lebih mudah dan meningkat. Pertukaran data elektronik (Electronic Data Interchange/EDI) dapat dirintis lebih awal ditetapkan dalam beberapa industri yang memungkinkan end-to-end antar saluran menjadi realitas.

Paradigma Baru Organisasi

Dari Fungsi ke Proses

Pendekatan konvensional dalam istilah organisasi bisnis meliputi seluruh fungsi; produksi, pemasaran, penjualan dan distribusi. Setiap fungsi secara jelas mengidentifikasikan tugas, hirarkhi dalam sumber daya yang mungkin akan menolong kemajuan. Namun akan menjadi masalah, jika didalamnya hanya memfokuskan dan mengkonsentrasikan pada penggunaan sumber daya saja dibanding penciptaan output.

Dari Profit ke Kinerja

Dalam jangka panjang keuntungan secara berkelanjutan telah menjadi tujuan dari tiap organisasi komersial dengan mendasarkan pada pertumbuhan organisasi. Jika keuntungan tidak tercapai selanjutnya kita memerlukan lebih banyak waktu melakukan pemeriksaan, bagaimana hal tersebut agar bisa tercapai. Oleh karena itu, ukuran kinerja menjadi alternatif pilihan.

Dari Produk ke Pelanggan

Paradigma lama perusahaan hanya menilai keuntungan dari apa yang ia produksi, namun sebenarnya mereka lupa bahwa profitabilitas berasal dari kesuksesan perusahaan meraih pelanggan. Kepuasan pelanggan pada akhirnya menjadi tujuan dari setiap organisasi komersial dengan mementingkan struktur manajemen dan sistem pengukuran yang mencerminkan hal tersebut.

Dari Persediaan ke Informasi

Satu keyakinan lama mengungkapkan “ketidakpastian adalah pokok dari persediaan”, artinya, dikarenakan organisasi mengandung unsur permintaan kedepan seharusnya mengangkut persediaan lebih banyak untuk menyikapi ketidakpastian tersebut. Jika ketidakpastian dapat dikurangi, selanjutnya persediaan dapat diminimalisir.

Dari Transaksi ke Pertalian

Tujuan pokok dari perusahaan adalah pangsa pasar. Untuk meraih hal tersebut biasanya lebih banyak menekankan pada “kemenangan” perusahaan meraih pelanggan dibanding memeliharanya. Lebih lanjut, lamanya pelanggan yang singgah dengan perusahaan, akan mendatangkan lebih banyak keuntungan.


Area Cakupan SCM

Apabila mengacu pada sebuah perusahaan manufaktur, kegiatan-keiatan utama yang masuk dalam klasifikasi SCM adalah :

- Kegiatan merancang produk baru (product development )

- Kegiatan mendapatkan bahan baku (procurement)

- Kegiatan merencanakan produksi dan persediaan ( planning and control )

- Kegiatan melakukan produksi ( production )

- Kegiatan melakukan pengiriman ( distribution )

References :

  1. Council of Logistics Management
  2. Prentice Hall 2004, Inc
  3. HBR edition October 2004
  4. Peter J. Metz Demystifying Supply Chain Management
  5. Doni Adriansah, Aplikasi Sederhana SCM dalam Dunia Manufaktur