• Suatu alat penyederhana penyajian dari argumen-argumen yang menjadi alasan permasalahan serta efek yang diharapkan jika solusi dilaksanakan. DKM akan memberikan ulasan satu halaman bagi pembaca dibandingkan sekian banyak tulisan dalam latar belakang permasalahan, perumusan permasalahan dan tujuan penelitian.
• Mendorong atau membantu dalam mencari berbagai macam alternatif penyebab permasalahan dan solusinya sebelum menentukan permasalahan dan solusi yang ingin dilakukan.
• Mendorong kita untuk berpikir bahwa suatu permasalahan yang dihadapi pada awalnya pasti bukanlah masalah, tetapi “Gejala Permasalahan” (Symptom), akar permasalahan masih harus dicari dengan menggunakan data factual.
• Melatih kita untuk memiliki multi-argumen dan mencari multi-manfaat dari masalah yang dia ingin kerjakan.

• Bagian Argumen Permasalahan Masalah (A). Melakukan eksplorasi dari gejala permasalahan sehingga ditemukan beberapa akar permasalahan yang akhirnya dipilih satu atau lebih akar permasalahan yang ingin disolusikan.
• Bagian Solusi (S) . Melakukan eksplorasi dan prediksi manfaat dan akibat dari solusi yang diusulkan. Solusi juga merupakan bahan argumen ketika kita akan menerangkan permasalahan.

Proses Penyusunan Diagram Permasalahan

1. Tentukan Gejala Permasalahan

Manusia secara natural akan selalu dihadapkan dan berfokus kepada permasalahan, tanpa menyadari bahwa apa yang dia lihat pertama kali sebagian besar masih berupa gejala permasalahan dan bukan permasalahan sesungguhnya. Silahkan anda tulis terlebih dahulu apa yang menurut anda menjadi permasalahan. (Anda mungkin bisa menggunakan post it untuk membantu anda disini). Tuliskan permasalahan ditengah-tengah kertas anda. Catatan: Gejala Permasalahan ini bisa jadi bukanlah masalah yang akan anda solusikan dalam skripsi/tesis, karena apa yang anda solusikan adalah akar permasalahannya.

Catatan Tipe Kalimat yang Digunakan

• Masalah biasanya merupakan sesuatu hal yang negatif, untuk itu gunakanlah struktur kalimat dan kata-kata kunci (pada kata kerjanya) yang memiliki makna negatif. Kata kerja “kurang cepat” walaupun memiliki konotasi negatif tetapi kurang memberikan tekanan seperti “lambatnya”.
• Kalimat yang digunakan, walupun harus singkat tetap harus lengkap dan disusun sedemikian rupa sehingga tidak menimbulkan persepsi yang berbeda-beda bagi pembacanya. Sturuktur Subyek-Predikat-Obyek penting untuk selalu diterapkan. Hal ini berlaku untuk semua komponen di semua bagian dalam DKM. Kalimat ”Lambatnya pelayanan PT X” tentunya bisa disempurnakan dengan misalnya ”Lambatnya pelayanan bagian ABC dari PT X untuk semua produk yang rata-rata mencapai waktu Y hari dari target Z hari” komponen di semua bagian dalam DKM. Kalimat ”Lambatnya pelayanan PT X” tentunya bisa disempurnakan dengan misalnya ”Lambatnya pelayanan bagian ABC dari PT X untuk semua produk yang rata-rata mencapai waktu Y hari dari target Z hari”.

2. Bagian Masalah : (Gambarkan Penyebab-Penyebab dari permasalahan tersebut)

Cari Penyebab-Penyebab Masalah. Bertanyalah “Apa saja kemungkinan penyebab dari ....”. Kemudian tuliskan semua jawabannya disekitar permasalahan awal tadi. Sebelum menggambarkan garis keterkaitannya, konfirmasikan hubungan antar setiap jawaban dengan bertanya mundur (reverse question) ”Apakah jawaban ....., jika terjadi/dilakukan, akan menghasilkan efek .... ini?” 5 Whys Methods. Didalam ilmu manajemen kualitas dikenal alat 5 Whys yang meminta anda paling tidak bertanya sebanyak 5 kali ”mengapa”. Walaupun tidak menjadi patokan, tetapi lazimnya setiap masalah memiliki minimal 3 cabang dan maksimal 5 cabang kemudian secara hierarki keseluruhan DKM terdapat 3-5 hierarki masalah sejak dari gejala permasalahan. Konfirmasikan Hubungan Keterkaitan. Jika hubungan logis kausal (cause and effect) memang dapat dikonfirmasikan silahkan digambarkan hubungan panah antara keduanya. Jika meragukan jangan digambarkan terlebih dahulu. Pastikan pula dengan membaca kembali kalimat anda bahwa semua celah telah tertutup terhadap kemungkinan perbedaan interpretasi setelah membaca.

Pertanyaan Kunci dalam penyusunan

Ulangi Proses Cari Penyebab Masalah. Ubah fokus yang tadinya pada ”parent” kepada masalahmasalah baru yang ditemukan dan ulangi proses untuk mendapatkan masalah-masalah yang akan membangun diagram keterkaitan masalah Multiple Interrelationship. Jika dalam proses atau setelah proses berjalan anda menemukan kotak-kotak masalah yang bisa memiliki lebih dari satu (multiple) hubungan keterkaitan dengan kotak-kotak lainnya, silahkan anda lakukan.

Konfirmasikan Akhir

Jangan lupa untuk melakukan konfirmasi akhir keseluruhan DKM pada bagian masalah ini untuk memastikan hubungan logis dan hubungan kausal berjalan dengan rapi dan tidak membingungkan. Jangan ragu-ragu melengkapi kalimat masalah untuk memperjelas hubungan keterkaitan.

Jangan Meloncat-loncat

Kesalahan yang sering dilakukan adalah meloncati suatu urutan permasalahan (Sehingga tidak dituliskan) karena dianggap pasti terjadi atau sudah tahu-sama-tahu (well known). Misalnya lambatnya pelayanan” akan berakibat “rendahnya penjualan”. Hal ini digambarkan dengan asumsi semua pembaca sudah tahu kalau pelayanan buruk pasti konsumen tidak puas dan konsumen lari ke produk lain sehingga penjualan merendah. Asumsi semacam ini sangat berbahaya karena anda akan dianggap (1) memiliki pola berpikir yang tidak berurutan logis (sequential) atau (2) menutup-nutupi sesuatu. Sangat penting bahwa anda tidak melakukan “loncatan” semacam ini karena jika anda bekerja nantinya siapa tahu solusi yang paling baik terdapat pada hal-hal yang sederhana. Tentukan akar permasalahan. Setelah mengambarkan DKM secara penuh, anda tentunya sudah dapat menentukan masalah mana yang menurut anda merupakan akar-akar permasalahan (root problems) dan dari berbagai macam akar permasalahan tersebut mana yang akan anda solusikan (Bagian Perumusan Masalah).

Pola Gambar dalam DKM.

Pindahkan Akar Masalah Terpilih keatas. Setelah menentukan akar masalah terpilih, DKM perlu ditata ulang sehingga akar masalah terpilih berada pada paling atas untuk menyusun bagian berikutnya pada DKM yaitu Bagian Solusi.

3. Bagian Solusi : (Gambarkan apa akibat dan manfaat dari Solusi Yang di Proposed)

Tuliskan Solusi Permasalahan dari Akar Permasalahan Terpilih. Terbalik dengan kalimat pada bagian masalah, Kalimat aktif yang digunakan harus memiliki makna positif, dan ini berlaku pada seluruh Bagian Positif. Dengan menggunakan anak panah tebal, hubungkan antara solusi dengan akar permasalahan terpilih. Tuliskan Akibat-akibat dari Solusi Permasalahan jika dimplementasikan. Bertanyalah ”Jika saya melakukan .... apakah akibatnya” untuk mendapatkan akibat-akibat dari solusi permasalahan. Yang perlu diperhatikan adalah bagian solusi bukanlah merupakan kaca positif dari bagian masalah yang cenderung negatif. Artinya tidak untuk mempositifkan kotak-kotak negatif pada bagian masalah. Fungsi dari bagian solusi ini adalah:

• Memberikan tempat bagi efek positif lain yang mungkin tidak berhubungan langsung dalam kotak-kotak masalah.
• Memprediksikan hal-hal yang harus disiapkan untuk memastikan setiap efek dapat berjalan sesuai harapan.

Sebelum menggambarkan garis keterkaitannya, konfirmasikan hubungan antar setiap jawaban dengan bertanya mundur (reverse question). Pastikan pula dengan membaca kembali kalimat anda bahwa semua celah telah tertutup terhadap kemungkinan perbedaan interpretasi setelah membaca. Seperti juga pada bagian masalah, lazimnya setiap solusi memiliki minimal 3 cabang dan maksimal 5 cabang kemudian secara hierarki keseluruhan DKM terdapat 3-5 hierarki masalah sejak dari solusi permasalahan.

1. Seri Peningkatan Kualitas Pembelajaran, Industrial Engineering - University of Indonesia
2. Improvement Talk - Doni Adriansah