MANAJEMEN SISTEM

Teori sistem secara umum lebih memilih berusaha memecahkan persoalan yang terjadi dengan melihat dari sisi keseluruhan dibanding menganalisanya sebagai komponen individu. Saat ini, manajemen proyek dapat dilihat sebagai sistem manajemen yang lebih bersifat terapan. Teori sistem melahirkan munculnya teknik manajemen ilmiah yang multi disiplin. Teknik ini kemudian dikenal dengan manajemen sistem, manajemen proyek, atau manajemen matriks (istilah-istilah tersebut bergantian digunakan sesuai dengan penerapannya).

PERKEMBANGAN MANAJEMEN PROYEK PADA 1945-1960

Digunakan oleh para manager proyek di tahun 1940. Pada saat pekerjaan yang menjadi tanggung-jawabnya selesai mereka akan “melempar” tanggung-jawab tersebut ke manajer lain. Sedangkan konsumen tidak mempunyai kontak tunggal jika terjadi pertanyaan/masalah. Dan konsep ini tidak dapat digunakan lagi seiring berkembangnya skala dari sebuah pekerjaan/proyek. Manajemen Proyek bertujuan untuk menempatkan kemungkinan tim terbaik guna mencapai tujuan tertentu dan pada akhirnya karena proyek bersifat sementara tim tersebut dapat di terminasi. Pertanyaan mendasar mengenai penting Manajemen Proyek:

• Apakah pekerjaan tersebut kompleks?
• Apakah ada pertimbangan lingkungan yang dinamis
• Apakah ada syarat-syarat yang ketat?
• Apakah ada beberapa kegiatan yang perlu di integrasikan?
• Apakah ada beberapa batasan fungsi yang akan di lewati?

Kebutuhan Manajemen Proyek

Pendorong Implementasi

• Persaingan yang ketat
• Efesiensi dan efektifitas
• Pengembangan produk baru
• Pemahaman level eksekutif
• Modal proyek
• Harapan konsumen

Perubahan pandangan hanyalah langkah awal. Kemudian akan muncul pertanyaan, kapan keuntungan-keuntungan tersebut dapat dirasakan? .“Tanda Tanya” pada gambar dibawah menunjukkan titik dimana keuntungan yang diperoleh sama besarnya dengan biaya implementasi. Titik ini dapat terus digeser kearah kiri melalui kegiatan pelatihan dan pendidikan.

Pertanyaan; Mengapa Manajemen Proyek sangat sulit diterima dan diimplementasikan oleh perusahaan? Dapat dijawab melalui gambar dibawah ini.

SISTEM, PROGRAM DAN PROYEK

Sistem merupakan sebuah grup dari beberapa elemen yang diorganisasikan dan disusun menurut cara sedemikian rupa sehingga elemen-elemen tersebut dapat berperan sebagai satu kesatuan dalam mencapai berbagai tujuan.

Program merupakan sebuah integrasi, kegiatan-kegiatan yang memiliki skala waktu untuk mencapai sebuah tujuan tertentu. (Definisi oleh: Air Force). Atau sebuah kegiatan berseri pada rentang waktu yang berkelanjutan (tahun) yang didesain untuk mencapai sebuah tujuan ilmiah pada rencana panjang NASA. (Definisi oleh: NASA).

Proyek adalah program yang memiliki jadwal awal dan akhir, dan secara umum melibatkan beberapa tujuan utama. (Definisi oleh: Air Force & NASA). Merupakan sebuah proses sementara (temporary endeavor) yang diambil untuk menciptakan sebuah produk, servis, & hasil yang unik. (Definisi oleh: PMBOK® Guide). Proses pencapaian tujuan proyek melalui struktur organisasi yang tradisional dengan melibatkan orang-orang yang mempunyai tujuan yang sama dan dibekali dengan keahlian tertentu. Tipe sebuah proyek akan menentukan keahlian dari seorang manajer proyek yang dibutuhkan. Batasan Proyek adalah pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan sebuah hasil akhir yang memiliki fitur dan fungsi khusus. Hasil akhir ini dapat berupa produk, servis, atau lainnya. Batasan Produk adalah fitur dan fungsi yang akan memberikan karakteristik tertentu terhadap sebuah hasil akhir.

SIKLUS PROYEK

BERPIKIR DENGAN PENDEKATAN SISTEM

Masalah di breakdown menjadi beberapa sub-sistem. Kemud

ian

secara dinamis seluruh aktifitas akan di interintegrasi kedalam sebuah sistem secara menyeluruh. Dan kemudian merakit sub-sistem secara sistematis dan mencocokan bagian-bagian dari sistem tersebut kedalam sebuah satu kesatuan. Dan akhirnya mencari solusi optimal atau strategi dalam memecahkan sebuah masalah.

References :

1. Project Management Institute (PMI), PMBOK Guide 2004
2. Harold Kerzner