Pengendalian adalah proses tiga langkah yang bersatu dalam mengukur kemajuan suatu sasaran, mengevaluasi apa yang telah dilakukan, dan mengambil tindakan korektif yang perlu untuk mencapai atau melebihi sasaran.

Pengarahan adalah menerapkan dan menyelesaikan semua rencana yang telah disetujui dimana sangat diperlukan untuk mencapai atau melebihi sasaran

Struktur manajemen memperlihatkan jaringan hubungan penyebab kekacauan pada kekuasaan delegasi dan kekuasaan internal . Otoritas merupakan kunci proses manajemen proyek. Manajer proyek harus mengatur organisasi lini dan fungsional bekerja secara bersamaan agar mencapai tujuan dan sasaran proyek. Otoritas proyek merupakan cara berpikir yang diperlukan untuk mempersatukan semua aktivitas organisasi untuk tercapainya suatu proyek dengan mengabaikan dimana mereka ditempatkan. Tanggung jawab matriks sering dikenal sebagai suatu tanggung jawab yang linier. Bagan tanggung jawab linier mengidentifikasi peserta dan tingkat suatu aktivitas yang akan dilakukan atau suatu keputusan yang akan dibuat. LRC (Linier Responsibility Chart) mencoba untuk memperjelas otoritas hubungan yang dapat ada ketika unit fungsional pekerjaan umum.

PENGARUH HUBUNGAN PERSONIL

Ada lima pengaruh hubungan antar personil dengan manajer proyek:

• Kekuasaan sah ( Legitimate power) : kemampuan untuk memperoleh dukungan sebab personil proyek merasa manager proyek orang yang secara resmi berkuasa untuk mengeluarkan order.
• Kekuasaan penghargaan ( Reward power ): kemampuan untuk memperoleh dukungan sebab personil proyek merasa manajer mampu untuk secara langsung memberikan penghargaan.
• Kekuasaan menghukum ( Penalty power) : kemampuan untuk memperoleh dukungan sebab personil proyek merasa manager proyek mampu untuk secara langsung atau secara tidak langsung memberikan hukuman yang ingin mereka hindari.
• Kekuasaan tenaga ahli (Expert power) : kemampuan untuk memperoleh dukungan sebab personil merasa manager proyek menguasai keahlian atau pengetahuan khusus.
• Kekuasaan referensi ( Referent power) : kemampuan untuk memperoleh dukungan sebab secara pribadi personi tertarik kepada manager proyek atau proyeknya.

PENGHALANG BERKEMBANGNYA TIM PROYEK

Hal-hal yang menghalangi tim proyek dalam lingkungan suatu proyek:

• Berbeda pandangan,prioritas, dan ketertarikan
• Pertentangan peranan
• Tujuan proyek /outcomes tidak jelas
• lingkungan proyek dinamis
• Kompetisi atas kepemimpinan tim
• Ketiadaan definisi regu dan struktur
• Pemilihan personil regu
• Kredibilitas pemimpin proyek
• Ketiadaan komitmen anggota tim
• Permasalahan komunikasi
• Ketiadaan dukungan manajemen senior

CARA MENANGANI FORMAT TIM YANG BARU

Permasalahan yang banyak dialami oleh kepala proyek adalah mengatur perkembangan format tim yang baru, karena yang menjadi anggota tidak hanya mengerjakan pekerjaan mereka sendiri akan tetapi harus melatih anggota tim yang baru. Untuk meminimalisasi permasalahan di atas, hal pertama yang kita lakukan adalah kepala proyek berbicara dengan anggota tim satu per satu mengenai:

1) Apa yang menjadi tujuan proyek

2) Siapa saja yang terlibat dan mengapa

3) Pentingnya proyek terhadap semua organisasi

4) Mengapa anggota tim dipilih dan disetujui untuk proyek

5) Apa penghargaan yang diapati jika proyek sukses

6) Permasalahan apa saja yang ditemui

7) Peraturan selama jalannya proyek

8) Sugesti anggota tim untuk mencapai tujuan

9) Apa saja ketertarikan profesional anggota tim

10) Apa saja tantangan proyek bagi indivisu dan timnya

11) Mengapa konsep tim sangat penting untuk suksesnya manajemen proyek dan bagaimana mengerjakannya

Hal Kedua, mengembangkan proses pengambilan keputusan dengan efektif dan ketiga, mengembangkan kotrol prosedur dengan efektif .

PEMBENTUKAN REGU SEBAGAI PROSES BERKELANJUTAN

Manajer proyek harus secara kontinu memonitor tim fungsionalnya dan melihat performa kegiatan yang mungkin dibutuhkan untuk mengatasi permasalahan tim. Kepala proyek melakukan pertemuan secara reguler untuk mengevaluasi semua performa tim dan permasalahan tim fungsional. Fokus pertemuan ini dapat secara langsung mengetahui “ Apa yan telah kita lakukan sebagai sebuah tim” dan “area mana yang membutuhkan perhatian tim kita”. Pendekatan ini membawa hal yang positif dimana seluruh tim diinformasikan kemajuan proyek. Pemimpin pertemuan harus menanyakan ke setiap anggota tim hasil observasinya lalu membuka diskusi untuk mengetahui seberapa pegaruh suatu permasalahan yang ada.

PEMIMPIN DALAM LINGKUNGAN PROYEK

Pemimpin didefinisikan sebagai bentuk perilaku untuk mengintegrasikan antara kebutuhan organisasi dan pribadi personil dalam mencapai beberapa tujuan. Semua manajer memiliki beberapa tanggung jawab kepemimpinan.

Kepemimpin terdiri dari beberapa elemen yang kompleks, tiga diantaranya adalah:

• Kepemimpinan seseorang
• Orang-orang yang sedang dipimpin
• Situasi

Teknik kepemimpinan yang terbaik dari hasil survei adalah:

• Teknik kepemimpinan dengan pendekatan hubungan manusia
• Teknik kepemimpinan dengan pendekatan kekuasaan yang formal

JALANNYA KEPEMIMPINAN

Tipe-tipe pemimpin berdasarkan kuadran:

• Demokrasi atau pemimpin partisipasi
• Kepemimpinan Laissez-Faire
• Kepemimpinan otokratis

Pendekatan jalannya tipe diatas adalah pentingnya suatu keekstriman untuk memimpin pada seorang manajer proyek, memimpin secara dinamis dan fleksibel lebih efektif daripada statis.

PENGARUH ORGANISASI

Pengaruh yang ditimbulkan dari tekanan pemimpin akan mengakibatkan:

• Kontribusi masyarakat, ada yang aktif partisipasinya ada yang pasif
• Order organisasi, manajer yang baik mengembangkan peraturan sedangkan manajer yang buruk hanya mempersulit peraturan yang ada
• Performa karyawan menjadi lebih baik atau buruk
• Performa manajer proyek, manajer dapat bertindak persuasif atau bertindak otorit

PERMASALAHAN KARYAWAN DAN MANAJER

Permasalahan yang sering terjadi di lingkungan proyek adalah “ siapa yang berkuasa dan siapa yang bertanggung jawab”

Permasalahan yang sering ditemukan dilingkungan proyek meliputi:

• Struktur piramida
• Hubungan antara superior dan subordinate
• Hubungan departemen
• Rantai skalar perintah
• Kekuatan dan kekuasaan
• Rencana tujuan dan sasaran
• Pembuatan keputusan
• Penghargaan dan hukuman
• Jenjang pengawasan

PERANGKAP MANAJEMEN

Tipe-tipe perangkap manajemen:

• Tidak ada pengendalian diri
• Perangkap aktivitas
• Pengaturan lawan Pengerjaan
• Orang-orang lawan keahlian
• Komunikasi yang tidak efektif
• Manajemen waktu
• Manajemen bottleneck

KOMUNIKASI

Efektifnya komunikasi dalam suatu proyek dapat memberikan informasi yang benar pada orang yang tepat dengan waktu yang tepat dan gaya pembiayaan yang efektif. Definisi komunikasi yang baik meliputi:

• Bertukarnya informasi
• Perilaku atau tindakan mentransfer informasi
• Perkataan atau menulis pesan
• Teknik untuk ide yang efektif
• Proses dimana dapat bertukarnya informasi antara individu dengan simbol suatu sistem
• Lingkungan informasi dianggap sebagai jaringan komunikasi.

Jumlah saluran dapat dihitung dengan rumus:

N = X(X – 1)/2

X = Jumlah orang yang berkomunikasi

PERANGKAP KOMUNIKASI

Proyek berjalan karena adanya komunikasi. Suatu pekerjaan didefinisikan alat komunikasi diantara struktur organisasi. Perangkap komunikasi sering terjadi pada :

- Hubungan pelanggan dan kontraktor

- Manajer kantor proyek dan manajer lini

Ada beberapa penyebab tidak produktifnya suatu pertemuan

- Karena kreatif hubungan superior-subordinate terhalang

- Pertemuan didominasi oleh personil level atas

- Banyak orang tidak memberikan notifikasi pertemuan

PERTEMUAN PENINJAUAN PROYEK

Pertemuan peninjauan proyek perlu dilakukan untuk melihat kemajuan royek yang telah dibuat. Ada tiga tipe pertemuan:

• Pertemuan peninjauan tim proyek
• Pertemuan peninjauan manajemen eksekutif
• Pertemuan peninjauan pelanggan proyek

References :
Project Management 2007, Harold Kerzner