|
Yang mempunyai fungsi penting diantaranya :
- 50 % uang perusahaan digunakan untuk pembelian stock.
- Fungsi pembelian sangat penting karena dapat berperan meningkatkan laba.
- Artinya laba akan bertambah bila kita berhasil memperoleh potongan harga, pemasok dengan harga lebih murah atau bahan pengganti yang lebih murah.
Sasaran pembelian adalah untuk memperoleh barang atau material dengan :
- Kualitas yang cocok
- Kuantitas yang ekonomis
- Harga yang wajar
- Waktu yang tepat
- Pemasok/ pembekal (vendor/supplier)
Kualitas yang cocok, yaitu maksudnya sesuai memenuhi persyaratan baik proses produksi, proyek atau kebutuhan lain. Kemudian spesifikasi bahan harus cocok (ukuran, model, warna, bau, bahan pembuatnya, sifat kimia, fisik dll).cDan terakhir dapat digunakan standard internasional (SII-Standad Industri Indonesia, SAE-Society of Automotive Engineers, JIS-Japan Industrial Standard, ASA – American Standard Association).
Kuantitas yang ekonomis, yaitu berdasarkan Sistem Pesan Ulang (EOQ = ECONOMIC ORDER QUANTITY) dan juga berdasarkan Sistem Perencanaan Kebutuhan Material (MRP = MATERIAL REQUIREMENT PLANNING).
Harga yang wajar, yaitu sering diartikan harga yang serendahnya, tapi bukan yang berarti mutlak. Pembekal yang professional harus dapat hidup lestari dan mampu berkembang, dan memperoleh laba yang wajar, sehingga dapat berfungsi sebagai pembekal yang baik bagi bisnis anda.
Harga-harga akan tergantung dari syarat penyerahan, dan harus ditentukan dengan jelas, syarat penyerahan terdiri dari :
- LOCO (ex.works)
- FOB (Free On Board)
- C&F (Cost and Freight)
- CIF (Cost, Insurance and Freight)
- Franco
LOCO (ex. Works), Harga pada syarat Loco adalah harga barang dengan penyerahan di tempat barang itu disimpan dan dalam kedaan seperti aslinya di gudang pembekal. Berarti ongkos pengangkutan di darat maupun di laut menjadi beban pembeli. Kalau pembeli ingin merubah kemasan, ongkos pengepakan ini ditanggung pembeli.
FOB (Free on Board), dalam hal ini semua biaya sampai barang selesai dimuat di atas kapal sudah termasuk dalam harga yang disebut. Ini berarti termasuk ongkos pengepakan, pengangkutan ke pelabuhan, dan ongkos muat ke atas kapal di samping harga barangnya sendiri.
C&F (Cost and Freight), ini termasuk segala biaya seperti dalam FOB, ditambah dengan ongkos angkut laut (freight) dari pelabuhan muat (loading port) sampai ke pelabuhan tujuan (destination port) yang diinginkan oleh importir atau pembeli, termasuk harga barang itu sendiri, ongkos angkut dari gudang ke pelabuhan muat (forwarding fee), dan ongkos angkut laut seta ongkos dokumen pengapalan (shipping charges).
CIF (Cost, Insurance and Freight), termasuk di dalamnya segala biaya sebagaimana dalam C & F ditambah premi asuransi ( Insurance Premium)
Franco (gudang pembeli), harga pembelian sudah termasuk semua biaya sampai barang dibongkar di gudang pembeli. Jadi berarti termasuk bea-bea yang harus dibayar seperti bea masuk, pajak masuk, dan ditambah dengan ongkos angkut dari pelabuhan tujuan ke gudang pembeli dan ongkos bongkar di gudang pembeli. Cara penjualan franco gudang pembeli ini jarang sekali terjadi di dalam perdagangan luar negeri.
Jenis-jenis penyerahan lain diantaranya :
- F.O.T ( Free On Truck ) = harga barang sampai di atas truk.
- F.I.W (Free In Wagon ) = harga barang sampai di dalam gerbong
- F.A.S (Free Alongside Ship) = harga termasuk sampai barang siap di pelabuhan, untuk dimuat ke kapal
PURCHASING STRATEGY
Pelaksana pembelian, Manajer Pembelian atau Buying Agent (untuk perusahaan sangat besar), bertugas:
- Perundingan pembelian utama
- Menyelia administrasi departemen pembelian
- Mempelajari situasi pasar
- Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan departemen lain seperti produksi dan pemasaran.
Selain itu harus menguasai tentang etika pembelian, yaitu segala aturan-aturan atau nilai-nilai moral yang secara umum mengatur tingkah laku manusia baik secara individu maupun kelompok. Etika yang harus diperhatikan :
- Bekerja secara jujur dalam setiap transaksi pembelian dan menghindari segala bentuk penyuapan.
- Bekerjasama dengan semua individu yang terlibat dalam kegiatan pembelian untuk mempertinggi prestasi departemen pembelian.
- Berusaha keras menegetahui seluk beluk tentang barang-barang yang akan dibeli.
- Mau menerima nasehat yang diberikan oleh teman sejawat tanpa mengurangi tanggung jawab Anda sendiri.
- Bersedia memberikan nasehat dalam pelaksanaan pembelian, kapanpun kesempatan itu ada.
- Memberikan pelayanan yang cepat dan sopan kepada pemakai jasa departemen pembelian.
- Melaksanakan tugas pembelian dengan baik demi tercapainya nilai tertinggi barang tersebut dengan setiap rupiah yang dibelanjakan.
Kebijakan pembelian, terdiri atas :
- Pembelian terpusat (sentralisasi)
- Pembelian tersebar (desentralisasi)
- Gabungan pembelian terpusat dan tersebar
Manfaat Pembelian Terpusat, diantaranya :
- Mengurangi tumpang tindih (overlapping)
- Menjamin adanya potongan harga karena kuantitas lebih besar.
- Menghemat biaya pengangkutan
- Menefektifkan tugas dalam pengendalian sediaan.
- Memungkinkan adanya spesialisasi pembelian
- Memberikan kesempatan pada Manajer Pembelian agar dapat mencurahkan perhatian pada tanggung jawab utama.
Penghematan pembelian, bisa didapat dengan potongan harga yang diperoleh dari :
- Kuantitas pembelian yang besar (seasonal discount)
- Pembayaran tunai (cash discount)
- Pembelian diluar musim (seasonal discount)
- Jenjang penyaluran (trade discount) misal distributor 15 %, pengecer 10 %
Strategi pembelian
- Bulk buying
- Contract buying
- Progressive stock buying
- Hand to mouth buying
- Hedging
-
- Blanket order
Bulk buying, pembelian partai besar dalam jumlah banyak. Cara ini dapat dilaksanakan bila :
a. Harga sedang turun.
b. Sewaktu-waktu barang dapat dijual kembali dengan menguntungkan.
Contract buying, pembelian secara kontrak artinya dibuat perjanjian kerja sama antara penjual dan pembeli. Cara ini dapat dilakukan apabila :
a. Volume kebutuhan cukup besar
b. Barang dipakai secara teratur
c. Jangka waktunya panjang
Progressive stock buying, pembelian menurut pasang surutnya sediaan. Anda melakukan ini apabila :
a. Catatan Sediaan Anda cukup cermat dan segar (up to date).
b. Batasan maksimum dan minimum telah ditetapkan secara teliti.
Hand to mouth buying, pembelian seketika pada saat dibutuhkan. Biasanya dilakukan apabila :
a. Pekerjaan berdasarkan pesanan kadangkala
b. Menghadapi keadaan tak terduga atau terdesak waktu
Hedging, pembelian “barang baru” diikuti dengan penjualan “barang stok” pada saat yang sama dan dilakukan secara berkesinambungan. tujuannya untuk mencegah risiko akibat naik turunnya (fluktuasi) harga di pasar.biasanya menyangkut barang-barang perdagangan, perkebunan, tambang.
Speculative buying, pembelian spekulasi yaitu membeli sekarang dengan harapan ataua ramalan bahwa haraga barang dikemudian hari akan jauh lebih mahal.
Blanket order, pembelian penyelimut dengan cara membeli sekaligus dan jumlah banyak untuk keperluan jangaka tertentu, tapi penyerahannya dilakukan sedikit demi sedikit sesuai dengan kebutuhan dilapangan
Yang perlu diketahui dalam hal negosiasi adalah :
- Negosiasi adalah proses perundingan untuk mencapai kesepakatan bersama.
- Kesepakatan bukan hanya harga tetapi meliputi semua butir sebagaimana dimaksud dalam sasaran pembelian.
- Dalam negosiasi harus dibuat kontrak pembelian dengan segala syarat yang harus dipenuhi antara lain kualitas, kuantitas, harga, pengangkutan, waktu penyerahan dll.
Sedangkan dalam syarat-syarat perundingan diperlukan :
- Memiliki pengetahuan yang luas tentang seluk beluk barang yang dibeli
- Memiliki pengetahuan psikologi
- Memiliki ketrampilan dalam menganalisis situasi dan masalah
Dalam prosedur pembelian ada beberapa hal yang perlu diketahui :
- Kenali, rumuskan dan uraikan kebutuhan
- Beritahukan kebutuhan tersebut
- Selidiki dan pilih pembekal
- Buatlah perjanjian atau order pembelian
- Lakukan pelacakan/ monitoring
- Berita acara penerimaan dan inspeksi
- Evaluasi/ audit tagihan
- Perampungan order
Sedangkan cara menilai vendor ada beberapa hal, diantaranya :
- Kemampuan memenuhi kualitas
- Kemampuan menepati waktu penyerahan
- Kemampuan keuangan, adanya potongan harga
- Kemampuan menjaga kelanggengan usaha mereka
- Memegang teguh etika bisnis atau etika penjualan.
- Kemampuan menyerap order pembelian yang lebih besar dikemudaian hari
- Kemampuan mencapai biaya angkutan yang murah
- Bersifat jujur dan adil dalam memperlakukan pelanggannya
- Masuk akal dalam menetapkan harga jual barang
- Mampu memberikan pelayanan yang memuaskan.
- Apabila pembekal juga pembikin (manufacturer) ia harus peka terhadap kebutuhan pelanggan untuk meningkatkan kualitas barang atau proses produksinya.
Sedangkan dalam internal suatu bisni mempunyai kebijakan umum, diantaranya :
- Semua pembelian barang dilakukan oleh departemen pembelian
- Hanya para ahli pembelian saja yang boleh mendiskusikan harga dan kuantitas barang yang dibeli dari para wiraniaga yang dikirim pemasok.
- Demi pelayanannya pada departemen lain, hanya para ahli pembelian saja yang mempunyai wewenang penuh untuk menanyakan kualitas, kuantitas, dan jenis material/barang yang dikehendaki departemen lain.
- Bila dianggap perlu untuk mengetahui lebih terperinci tentang karakteristik barang yang ditawarkan oleh wiraniaga, para ahli departemen pembelian dapat melakukan kunjungan ke perusahaan pembekal.
- Hanya departemen pembelian yang berwenang dalam menetapkan kebijakan investasi untuk membeli sendiri atau membeli suatu jenis barang.
Penetapan vendor
- Pemasok tunggal (single supplier), yaitu hanya membeli dari satu pemasok
- Pemasok ganda (double/ multi suppliers), yaitu mengambil dua pemasok atau lebih
- Pemasok cadangan yang sewaktu-waktu dapat diminta jasanya.
References :
1. UTS - Training & Consulting
2. Doni Adriansah , Pengendalian Inventory dengan Metodologi Matrik.
Indonesian Rupiah Exchange Rate
Postingan
